REENGENHARIA E A INFLUÊNCIA DAS TECNOLOGIAS NA ROTINA DE TRABALHO DOS SECRETÁRIOS

REENGENHARIA E A INFLUÊNCIA DAS TECNOLOGIAS NA ROTINA DE TRABALHO DOS SECRETÁRIOS

Ø 5.000 a.C – Egito – Surgimento da escrita – necessidade de registro – homens assumem o que se chamaria de atividade secretárial - escribas;

Ø Segunda Guerra Mundial dec 40 -50 – falta de homens no mercado – mulher assume função – Modelo servil – familiar;

Ø Dec. 80 – Regularização da profissão – Lei 7.377/1985 – profissão ganha força – surgem sindicatos e Federações – FENASSEC.- Publicação do código de Ética

Ø Dec.90 – mudanças organizacionais - Recurso tecnológicos- Melhor momento para a profissão- reengenharia tornou-se questão de afirmação para as empresas, lucratividade e competição;

Ø Necessário que executivos tenham informações mais rápidas e atualizadas para que a decisão a ser tomada seja a mais acertada e com índice baixo de riscos assumidos;

Ø “Reengenharia é o ato de repensar e reprojetar, de forma radical, os processos de uma empresa para obter grandes progressos em indicadores críticos de desempenho como custos, qualidade, serviços e agilidade.”

Ø Reengenharia se tornou febril – em 3 anos se espalhou pela Europa e EUA;

Ø A tecnologia de informação trouxe oportunidades estratégicas favorecendo o aumento da competitividade entre as empresas; (Ex: Banco 24 horas; Sales-line:conexão entre computadores; service-line- Pedido de materiais e produtos on-line;

Ø A tecnologia de informação permite grandes ganhos de tempo e custos, permitindo informações rápidas aos clientes, promovendo sua maior satisfação, aumentando a capacidade de atendimento;
Ø A terceirização, assumida também com a reengenharia, provoca mudanças na estrutura da organização, pois permite que a empresa foque os recursos na sua atividade principal, terceirizando os serviços de apoio e priorizando o atendimento a seus clientes;

Ø Valorização do cliente- Antes: Empresa visava somente o lucro;
Hoje: Precisa saber o que seus clientes vão querer comprar amanhã e com qual tecnologia – determinam a permanência no mercado;

Ø Empresas passam a preocupar-se com o meio ambiente – reduzir o consumo e o desperdício – incluir funcionários nos lucros – valorizando o empregado;

Ø A reestruturação trouxe o desafio, e por isso, exige que todos sejam criativos e que tenham liberdade para que se mudem os processos, melhorando assim as formas de trabalho;

Ø Os funcionários passam a participar ativamente da gestão empresarial – valorização centrada no atendimento de necessidades humanas – auto-estima, segurança, realização pessoal, etc.;

Ø Com a ampliação de responsabilidades, o Secretário passa a trabalhar em parceria com o executivo, assumindo o papel de assessor, passando a gerenciar o seu trabalho, tendo mais iniciativa e poder de decisão; Não é mais visto como agilizador de tarefas rotineira mecânica do escritório, mas sim como parte de uma equipe que trabalha em conjunto para alcançar os mesmos objetivos;


Ø A função secretarial – foi a que mais mudou dentro do contexto empresarial;

Ø Os recursos tecnológicos permitem que o secretário conclua, com êxito e rapidez, tarefas que outrora tomavam a maior parte do seu tempo, liberando-o dos velhos trabalhos repetitivos; Assim ele passa a assumir novas funções caracterizando-se como figura central na empresa.

Ø A revista Secretária Executiva, ano 4, nº45 de 1999, p.10,11,12 mostra como as tecnologias estão mudando a rotina de trabalho no escritório:


§ Com a comunicação on-line e a internet possibilitando a interligação dos setores em rede, o secretário deixa de fazer a triagem das correspondências internas, passando a cuidar dos demais documentos internos e externos a serem recebidos, controlados e respondidos, gerenciando mais executando menos;
§ O computador, com seus softwares específicos, facilita a execução de tarefas corriqueiras como digitação, formatação, correção e impressão de documentos;
§ Scaners, discos, banco de dados substituem pastas e arquivos tradicionais, reduzindo custos com papel, espaço físico, tempo e localização de documentos;
§ A videoconferência trouxe uma nova imagem às reuniões, também com uma finalidade de reduzir custos com viagens, interligando todos os componentes através da tela do computador, independentemente do local onde estiverem e agilizando a tomada de decisões;
§ A Internet trouxe muitas facilidades para os secretários, como o envio de documentos, acesso a informações, compras virtuais, planejamento de viagens, transações bancárias, utilizando sistemas on-line;
§ Agenda eletrônica. O secretário deixa de controlar a agenda pessoal do seu chefe para gerenciar agendas de grupo;
§ Celular e aparelhos portáteis como o notebook, além de facilitar a localização, permitem ao profissional transportar consigo sua rede, fax, computador (escritório ambulante);
§ Vídeo é freqüentemente utilizado para fins de treinamento, reuniões e também como instrumento de troca de informações.